#corona hat uns alle im Griff, belastet unseren Umgang miteinander und erschwert den Alltag. Aber das ist zwingend nötig. Wir sollten also das Beste daraus machen. Da wir seit jeher digital unterwegs sind, möchten wir einige hier Gedanken, Tipps und Kniffe teilen, die euch ĂŒber die ersten HĂŒrden helfen. Immer wieder stehen wir mit unseren Kunden an der selben Stelle: “Ja, ich weiß ich mĂŒsste. Ich möchte auch. Aber ich weiß nicht wie und wo ich anfangen soll…”. Dabei ist es recht einfach und braucht meist nur ein wenig Struktur:

Digitalisierung – das Unwort unserer Zeit

#Digitalisierung đŸ€Ź


Ich mag das Wort nicht. FĂŒr mich gibt’s keine Digitalisierung. Genaugenommen gibt es das Wort sogar nur bei uns im Deutschen. Wozu? Der Mensch tickt einfach: er nutzt, was ihm nutzt! Sobald es etwas gibt, dass den Alltag verbessert (leichter, schneller, lustiger – was auch immer) so wird es genutzt. Je einfacher es sich nutzen lĂ€sst, desto schneller verbreitet es sich. Ganz einfach!
eScooter helfen vielen, stehen tausendfach zur VerfĂŒgung und die Nutzung ist gĂŒnstig: sie verbreiten sich daher rasant. Nach oben ist aber ein Limit, weil der Nutzen lĂ€ngst nicht von jedem gesehen wird. Beim Handy ist das anders. Heute hat fast jeder eines; ganz einfach weil es den Alltag fĂŒr jeden besser macht. Nicht bedingungslos, aber im Gesamten. Und, oh Wunder, dafĂŒr war keine große Kampagne mit einem eigenen Namen nötig. Jeder Einzelne hat dafĂŒr gesorgt, weil jeder Einzelne seinen Nutzen erkannt hat. So sollte es auch mit digitalem Fortschritt im Business-Umfeld sein.

Schrittweise statt Hau-Ruck-Aktion

Machen ist also das Zauberwort. Und zwar in einzelnen Schritten. Es geht nicht darum, das BĂŒro morgen papierlos zu machen oder den Kassierer durch einen Roboter zu ersetzen. TĂ€glich erledigen Mitarbeiter Dinge, die Zeit kosten, die fehleranfĂ€llig sind und auf die man keinen Bock hat. Sinnvolle Digitalisierung nimmt dir diese Fallstricke deiner ArbeitsablĂ€ufe ab – und zwar fehlerfrei.  Suche gezielt diese Prozesse und optimiere sie der Reihe nach. So kann sich jeder auf die Änderungen einstellen und nach und nach wird alles besser.

Warum sollte ein Mitarbeiter immer wieder die gleichen Listen auf Richtigkeit kontrollieren? Mit dem Risiko, doch hin und wieder einen Fehler zu ĂŒbersehen? Ein Automatismus kontrolliert ohne Fehler – und die HĂ€lfte muss gar nicht kontrolliert werden, weil schon bei der automatisierten Erstellung Fehler ausgeschlossen werden.

UserFocus

SpÀtestens an dieser Stelle bekommen viele Mitarbeiter Angst um ihren Arbeitsplatz und strÀuben sich (bei 00:30:00) daher gegen die neue Technik. Und genau das ist falsch!
FĂ€llt diese stumpfe Arbeit weg, heißt das nicht, dass der Mitarbeiter entbehrlich wird oder mit anderer Arbeit zugeschmissen werden muss. Es heißt, dass er sich wieder auf seine eigentliche Aufgabe konzentrieren kann – dann hat er auch wieder Spaß an seinem Job und wird produktiver. Hier ist die FĂŒhrungsriege gefragt, digitale UmrĂŒstung effektiv fĂŒr das Wohl der Firma und der Mitarbeiter umzusetzen.
Die Angst der Mitarbeiter gilt nicht der neuen Technik, sondern der Reaktion der Entscheider in Folge freigewordener Ressourcen. Bei Mitarbeitern zeichnet sich ĂŒberall dasselbe Bild:

Skepsis â–ș Nutzung â–ș Erkenntnis â–ș Freude

Oft sind es die Mitarbeiter, die zögerliche Kollegen ist Boot holen. Und je grĂ¶ĂŸer ihre anfĂ€ngliche Skepsis, desto stĂ€rker verfechten die Nutzer spĂ€ter die Vorteile fĂŒr ihre Arbeit.
Setz deine Mitarbeiter in den Fokus, mach ihnen die Arbeit leichter und das ganze Unternehmen wird profitieren!

Deshalb jetzt!

Aktuell sollen wir nicht nah zueinander und wenn möglich zuhause bleiben. FĂŒr kaum ein Unternehmen gibt es zur Zeit keine Änderungen. Nutze die Chance, jetzt die richtigen Weichen zu stellen:

Bleibt in Kontakt

Deine Mitarbeiter sollten zuhause bleiben. Wichtig ist, dass sie untereinander weiter kommunizieren können, ebenso mit Kunden.

  • Vermeide, dass sich die Kollegen privat in WhatsApp & Co austauschen. Firmendaten gehören nicht dorthin. Biete ihnen eine Plattform wie Slack, Skype/Teams und/oder Zoom. Hier kann miteinander geschrieben werden oder man kann sich zu virtuellen Video-Meetings treffen. So lassen sich unzĂ€hlige eMails vermeiden, deren Inhalte im ewigen PingPong nicht mehr nachvollziehbar sind.
  • Mit WhatsApp Business kannst du deinen Kunden einen offiziellen und – bei korrekter Umsetzung – legalen Weg bieten, euch schnell und unkompliziert zu erreichen, auch wenn das Telefon unterbesetzt ist. 
  • Mit einem sog. Messenger-Bot kann selbst die Beantwortung der meisten Kunden-Fragen automatisiert werden, z.B. im Facebook-Messenger. Das gibt den Mitarbeitern die Luft, um wichtige Dinge zu regeln. Gerade jetzt, wo immer wieder dieselben Corona-Fragen gestellt werden
  • Regle klar, wer wann zu erreichen ist. Der Messenger-Bot kann auch nachts weiterhelfen, deine Mitarbeiter sollen das aber nicht tun.
  • Wenn Reden & Co aber nicht euer GeschĂ€ft ist, sondern physische Produkte, dann solltest du spĂ€testens jetzt ĂŒber einen Shop nachdenken – egal ob du deinen Mittagstisch auslieferst, Frischware aus deinem BlumengeschĂ€ft weiterhin anbieten möchtest oder deine Kunden weiter Brötchen und Kuchen abholen sollen. Der erste Schritt kann heute so einfach sein! Produkte online stellen, digital bezahlen lassen und Kontaktlos dem Kunden ĂŒbergeben. Diese werden es dir danken!

Teilt wichtige Daten

  • Mit MS Office oder den Pendants der G Suite kann parallel zum Video-Chat und von allen gleichzeitig im selben Dokument gearbeitet werden, so dass auch jeder die gleichen Inhalte sieht – auch den Stift der Anderen. Keine Zettel, keine lokalen Dateien, kein Suchen nach der aktuellsten Version. Das hilft euch auch nach der Corona-Krise weiter und ist bei verteilten ArbeitsplĂ€tzen ein guter Whiteboard-Ersatz.
  • Der Fortschritt von Aufgaben ist auch ein wichtiger Punkt. Ob sich einfache Aufgabenlisten wie todoist, Microsoft To Do, google Task oder Ă€hnliches im Team etablieren oder gleich ein ĂŒbersichtliches Projekttool wie trello, asana oder clickup solltet ihr kurz im Vorfeld ĂŒberlegen. Ein Kanban-Board ist schon ein super Hilfsmittel und ist einer einfachen Liste vorzuziehen. Der Lernaufwand ist nur ein bisschen grĂ¶ĂŸer. Hol daher anfangs wenige, aktive Mitarbeiter dazu, bis die Anpassung auf euer TagesgeschĂ€ft angepasst ist. Wir helfen gern.

Zuhause und unterwegs

  • egal ob jetzt gerade vermehrt zuhause oder sonst auch unterwegs. Nötige Daten mĂŒssen verfĂŒgbar sein. Euer CRM sollte die Kontakt- und Kundendaten auch mobil bereitstellen können, ebenso Dokumente, ZahlstĂ€nde und VerfĂŒgbarkeiten der Teamkollegen.
  • Wichtigster Punkt ist hierbei die Sicherheit. Ein Firmen-Laptop mit  VPN-Zugang sollte das mindeste sein. Ohne macht man einen Schritt zurĂŒck.
  • Dazu gehört dann auch ein vernĂŒnftiges Passwort-Management, damit die Sicherheit so hoch bleibt, wie sie soll!

Individuell

Das alles hilft deinem Unternehmen jetzt in der Krise, bietet dir aber gleichzeitig die Chance, einen Schritt Richtung Zukunft zu gehen. Deine Kunden und Mitarbeiter werden es dir danken.

Es gibt zahlreiche Lösungen da draußen. Wir helfen dir gern, die passende zu finden – oder auch eine individuelle zu entwickeln. Sprich uns an.

Bleib gesund!